Darbų kiekių žiniaraštyje yra nurodytas duomenų formatas, kuriuo turėtų būti importuojami duomenys:
Excel turi turėti tik 4 stulpelius (A, B, C, D) jeigu viršuje matote kitas raides, tai toks importas nepavyks. Informacija stulpeliuose pagal šį eiliškumą:
Skyrius (pvz. Elektroniniai ryšiai, subskyrius 1Lauko elektroniniai ryšiai) ir žemiau esančioje eilutėje 4 stulpeliai: Darbai, Kodas, Mat. vnt. ir Kiekis.
Jeigu turite sąmatą, kurioje prieš pavadinimą yra darbų kodas, tai pažymėkite stulpelį, kuriame yra darbų kodas pažymėkite jį ir iškirpkite (Cut) (Ctrl+X). Iškirpę stulpelį atsistokite ant stulpelio matavimo vienetai ir pasirinkite Insert Cut Cells.
Pastaba: Atkreipkite dėmesį kokių negali būti simbolių tam tikrame stulpelyje, kitaip duomenys nebus importuojami.
Skyrius – darbų skyrius, kuriame bus išvardinti darbai arba darbų subskyriai su savais darbais (neturi kodo, matavimo vienetų ir kiekio).
Darbai – tai darbų pavadinimas, nurodytas:
a) be kabliataškių (;),
b) be eilučių laužymo Excel langelyje (be Alt+Enter gale).
Kodas – darbų kodas iš sąmatinės programos, o jeigu jo nėra tai būtinai turi būti sukurtas:
a) be kabliataškių (;)
Mat. vnt. – matavimo vienetai, kuriais darysite įrašus apie atliktus darbus. Jų keisti po to kai užpildysite darbus jau nebebus galima:
a) neturi turėti taškų (.) (neteisingi vnt. ir kompl. turi būti vnt ir kompl),
b) be tarpų (neteisingi – 100 vnt, 10 m, 1000 m3, teisingi – 100vnt, 10m, 1000m3), atkreiptinas dėmesys, kad neleistini tarpai nei prieš pavadinimą,nei po vienetų pavadinimo, nei prieš skaičių,
c) neleistinas matavimo vienetas t. vnt ar t. m3 ir t.t. turi būti 1000vnt ar 1000m3,
d) neleistini tokie vienetai m3/t turime pasirinkti ar m3 ar t.
Kiekis – planuojamas atlikti darbų kiekis:
a) be kablelių (,) skirti reikia tašku (.) (neteisingi 0,112 turi būti 0.112),
Pakeisti kablelius į taškus galima pažymėjus stulpelį, formatuoti į Text ir paspaudus Ctrl+H nurodyti, kad kablelį (,) keičiame tašku (.).
Užkėlus duomenis iš Excel į sistemą, jie bus surūšiuoti abėcėlės tvarka pagal pavadinimą, jeigu norite, kad visi įrašai liktų sukelti tokia tvarka, kokia buvo Excel, tai siūlome prie darbo pavadinimo pridėti eilės numerį (eilės nr. mažesniems nei 10 priekyje prirašykite 0, pvz. 01, 02, 03 ir t.t.).
Sutvarkę eilės numerius ir norint juos apjungti su pavadinimu, naudojame funkciją CONCATENATE().
Jūsų darbas įgaus tokį pavadinimą: 01. darbo pavadinimas. Toliau nukopijavę tokį stulpelį ant esamo pavadinimo perkeliant tik reikšmes Ctrl+V (Paste Values Only) turėsite pilnai paruoštus Excel duomenis, kuriuos galima bus įkelti į sistemą.
Paruoštą darbų žiniaraštį importuojame į sistemą žr. Kaip importuoti darbų kiekių žiniaraštį?