Darbų kiekių žiniaraštyje yra nurodytas duomenų formatas, kuriuo turėtų būti importuojami duomenys:
Excel turi turėti tik 4 stulpelius ir visi jie turi turėti šį eiliškumą: Darbo pavadinimas, Darbo kodas, Mat. vnt. ir kiekis.
Skyrius – darbų skyrius, kuriame bus išvardinti darbai arba darbų subskyriai su savais darbais. (neturi kodo, matavimo vienetų ir kiekio)
Darbai – tai darbų pavadinimas:
a) be kabliataškių (;),
b) be eilučių laužymo Excel langelyje (be Alt+Enter gale).
Kodas – darbų kodas iš sąmatinės programos, o jeigu jo nėra tai būtinai turi būti sukurtas:
a) kode negali būti kabliataškių.
Mat. vnt. – matavimo vienetai, kuriais darysite įrašus apie atliktus darbus. Jų keisti po to kai užpildysite darbus jau nebebus galima:
a) neturi turėti taškų. (neteisingi vnt. ir kompl. turi būti vnt ir kompl),
b) be tarpų (neteisingi – 100 vnt, 10 m ir t.t. teisingi – 100vnt, 10m, 1000m3),
c) neleistinas matavimo vienetas t. vnt ar t. m3 ir t.t. turi būti 1000vnt ar 1000m3,
d) neleistini tokie vienetai m3/t at panašiai, turime pasirinkti ar m3 ar t.
Kiekis – planuojamas atlikti darbų kiekis:
a) kiekio lauke negali būti kablelis, jeigu yra trupmeninė dalis, tai ją skirti reikia tašku.( darom Text stulpelį ir Ctrl+H keičiame kablelį tašku,
Užkėlus duomenis iš Excel į sistemą, jie bus surūšiuoti abėcėlės tvarka pagal pavadinimą, jeigu norite, kad visi įrašai liktų sukelti tokia tvarka, kokia buvo excel, tai siūlome prie pavadinimo pridėti eilės numerį. Jeigu eilės numeriai didesni nei dešimt, tai priekyje prirašykite 0 tiems, kurių eilės numeriai mažesni už 10. Sutvarkę eilės numerius juos apjunkite su pavadinimu, naudodami funkciją CONCATENATE().
Jūsų darbas įgaus pavadinimą tokį 01. darbo pavadinimas, nukopijavę tokį stulpelį ant esamo pavadinimo perkeliant tik reikšmes turėsite pilnai paruoštus Excel duomenis, kuriuos galima bus įkelti į sistemą.
Jeigu turite sąmatą, kurioje prieš pavadinimą yra darbų kodas, tai pažymėkite stulpelį, kuriame yra darbų kodas pažymėkite jį ir iškirpkite (Cut) (ctrl+x). Iškirpę stulpelį atsistokite ant stulpelio matavimo vienetai ir pasirinkite Insert Cut Cells